外国人実習生受け入れ時のコスト管理術！事例で解説

外国人実習生受け入れ時のコスト管理術！事例で解説

外国人実習生の受け入れには多くのコストがかかりますが、上手に管理すれば負担を軽減できます。

本記事では、受け入れにかかる費用の内訳からコスト削減方法、契約書に記載すべき項目まで、実践的なアドバイスをお届けします。

外国人実習生受け入れのコストとは？

これから外国人技能実習生受け入れにかかる主なコストについて解説します。

• 初期費用（入国前準備・渡航・書類申請）
• 月額／年間コスト（給与・監理費・寮費）
• 3年トータルコスト・4〜5年モデル

外国人技能実習生を受け入れる初期費用（入国前準備・渡航・書類申請）

外国人技能実習生を受け入れる際に、まずかかるのが初期費用です。

これは、実習生が日本に来るまでの様々な準備にかかるお金のことで、決して安くはありません。

主な初期費用の内訳としては、まず現地での募集・選考費用が挙げられます。

送り出し機関が実習生を募集し、面接などを行うための費用ですね。

次に、入国前の日本語教育や生活指導などの講習費がかかります。

日本での生活や仕事にスムーズに馴染むための大切な準備なので、この費用も必要になります。

さらに、査証（ビザ）の申請費用や、日本への渡航費（航空券代）も発生します。

多くのケースでは、受け入れ企業がこれらの費用の一部または全額を負担することになります。

その他、監理団体への入会金や実習計画認定の申請費用なども初期費用に含まれるでしょう。

例えば、ある介護施設で技能実習生を3名受け入れた際、初期費用として1名あたり約30万～50万円程度の費用が発生したそうです。

内訳としては、入国前講習費が約10万円～33万円（職種による）、渡航費が約5万円～10万円、在留資格申請などの書類作成費が約3万円～5万円、初期生活準備品（寝具や家電など）が約5万円～10万円といった具合です。

これらの費用は、送り出し国や監理団体によって変動するため、事前にしっかり確認しておくことが大切ですね。

結局のところ、技能実習生を受け入れる初期段階では、現地での準備から日本への渡航、各種申請まで、様々な費用が発生します。

これらの初期費用を把握しておくことは、受け入れを検討する上で非常に重要なポイントと言えるでしょう。

月額／年間コスト（給与・監理費・寮費）

初期費用を支払って技能実習生が日本に来た後も、毎月・毎年継続的にコストが発生します。

これが、月額／年間コストです。

月額コストの大きな割合を占めるのは、まず実習生に支払う「給与」です。

技能実習生も日本の労働者と同じく、最低賃金以上の給与が支払われる必要があります。

これに加えて、時間外労働や休日出勤があれば割増賃金も発生します。

次に、「監理団体への月額監理費」です。技能実習制度では、監理団体が実習生のサポートや企業への指導を行うため、この費用が毎月発生します。

さらに、「宿舎費（寮費）」も考慮に入れる必要があります。

実習生が安全で快適に生活できるよう、企業が宿舎を用意し、その費用の一部または全額を負担するケースが多いでしょう。

その他、社会保険料の企業負担分や、水道光熱費なども月々かかってきます。

例えば、ある製造業の企業で技能実習生を受け入れたケースでは、1名あたりの月額コストは給与が約18万円（最低賃金以上）、監理費が約3万円～5万円、寮費が実習生負担分を除いて約2万円～3万円、社会保険料が約2万円～3万円で、合計すると月額25万～30万円程度になったそうです。

これらの費用は、地域の最低賃金や監理団体の方針、提供する宿舎の状況によって変動します。

技能実習生を受け入れた後は、給与や監理費、寮費など、継続的に発生する月額・年間コストをしっかりと把握し、予算計画を立てておくことが安定的な受け入れには不可欠です。

3年トータルコスト・4〜5年モデル

技能実習生を受け入れる場合、多くは3年間、延長すれば最長5年間という期間で実習が行われます。

この全期間でかかるトータルコストを把握しておくことは、事業計画を立てる上で非常に重要です。

結論として、技能実習生1名を受け入れる場合の3年間のトータルコストは、初期費用と月額費用を合わせると、概ね900万円前後が目安とされています。

これを1年あたりに換算すると約300万円、時給に換算すると1,500円前後になる計算です。

もし4年から5年まで延長して受け入れる場合、単純に月額費用が加算されるため、さらに費用は増えていきます。

例えば、介護分野で技能実習生を3年間受け入れたある法人の事例では、初期費用、月々の給与や監理費、寮費、その他諸経費を合計すると、1人あたり約850万円の費用がかかったと試算していました。

長期的な視点で見ると決して小さくない投資と言えるでしょう。

技能実習生を受け入れる際には、単年のコストだけでなく、3年間あるいは5年間といった全期間を通してかかるトータルコストを事前にしっかりとシミュレーションし、計画的に予算を確保しておくことが肝心です。

日本人採用vs特定技能（外国人実習生）とのコスト比較

これから日本人採用＋特定技能とのコスト比較について解説します。

• 表形式で比較（例：日本人／技能実習／特定技能）
• なぜ差が出るか、何が要因か

外国人材の受け入れを検討する際、「日本人を雇用する場合」や「特定技能外国人を受け入れる場合」と比べて、技能実習生を受け入れるコストがどれくらい違うのかは気になるところですよね。

それぞれの雇用形態にかかる費用を、以下のような表で比較してみましょう。

※上記は一般的な目安であり、業種、地域、個別の契約内容、為替レートなどにより大きく変動します。
※給与は介護職の例で、最低賃金は各都道府県で異なります。

この表を見ると、初期費用や月額コスト、そして3年間のトータルコストで、それぞれに違いがあることが分かりますね。

なぜ日本人と外国人との間で差が出るのか

上記の比較表を見て、「なぜこんなにも費用に差が出るんだろう？」と疑問に感じた方もいるかもしれません。

この差が生まれる主な要因は、それぞれの制度の「目的」と「仕組み」の違いにあるんです。

まず、「技能実習生」は、国際貢献を目的として、日本の技術や知識を開発途上国に伝えるために来日する「実習生」という位置づけです。

このため、受け入れ企業は、実習生の育成をサポートする「監理団体」への費用（入会金や月額監理費）が発生します。

実習生は入国前に日本語や生活習慣に関する講習を受ける必要があり、その費用も発生します。

さらに、転職が原則認められていないため、一度受け入れたら3年間は確実に働いてもらえるメリットはありますが、その分、送り出し国から日本への渡航費なども含めて、初期費用が高くなる傾向にあります。

一方、「特定技能外国人」は、日本国内の人手不足を解消するための「労働者」として受け入れる制度です。

この制度では監理団体の利用は不要で、代わりに「登録支援機関」に支援を委託できますが、企業が自社で支援を行うことも可能です。

そのため、監理団体への費用が不要になり、コストを抑えられる可能性があります。

即戦力となることを期待されるため、日本人と同等以上の給与水準が求められるのが特徴です。

そして、「日本人採用」の場合は、求人広告費や人材紹介手数料、そして教育研修費などが主なコストになります。

給与は、経験やスキル、地域によって大きく変動しますが、介護職の場合、月額平均給与は約25万円～30万円台とされており、社会保険料なども企業負担となります。

このように、それぞれの制度の目的や、それに伴う法的・制度的要件、そして求める人材のレベルが異なることが、発生する費用に大きな差を生む要因となっているんですね。

企業としては、自社の目的や求める人材像に合わせて、どの制度が最適かを見極めることが大切です。

外国人実習生受け入れコスト負担の軽減方法

外国人実習生受け入れに関する助成金や支援制度を活用するほか、効率的なプログラム運営や体制整備を行うことで、コスト負担を軽減し、企業にとって有益な取り組みへと繋げることが可能です。

助成金や支援制度の活用

外国人実習生を受け入れる企業は、様々な助成金制度を活用することで、コスト負担を軽減できます。

特に実習生の教育や生活支援にかかる費用に対する助成金があります。

政府や自治体は、外国人実習生の受け入れを促進するために多くの助成金制度を提供しています。

これらの助成金は、外国人実習生の教育・生活支援に使えるため、企業はこれを積極的に利用すべきです。

これにより、一定額のコストが補助されることがあります。

助成金を活用することで、外国人実習生受け入れの初期投資を抑えることが可能です。

積極的に申請し、費用を補助してもらうことを検討すべきです。

労働局や自治体からの支援制度

労働局や地方自治体からの支援制度を活用することは、実習生受け入れのコストを削減する有効な手段です。

各自治体や労働局は、地域経済を活性化させるために外国人実習生受け入れを支援するプログラムを提供しており、企業はこれらを利用することができます。

たとえば、地域ごとの特色に合わせた助成金や研修プログラムが提供されることがあります。

地方自治体によっては、特定の地域で外国人実習生を受け入れた企業に対して助成金や支援金を交付する場合があります。

例えば、地方の中小企業が受ける支援として、最大100万円の助成金が支給されることもあります。

労働局や自治体の支援制度を活用することで、企業の負担を軽減し、地域経済にも貢献できるチャンスです。

地域に密着した支援制度をチェックし、利用できるものは積極的に活用しましょう。

他の企業との連携によるコストシェア

他の企業と共同で外国人実習生を受け入れる体制を整えることで、コストをシェアし、負担を軽減できます。

複数の企業が協力して外国人実習生を受け入れることで、住居提供、研修、教育などのコストを分担できます。

特に中小企業にとっては、個別に受け入れるよりもコスト負担を軽減できる利点があります。

以下は、地元の中小企業グループが合同で外国人実習生を受け入れるケースを表にまとめたものです。

他企業との共同受け入れ体制を整えることで、コストを分担し、より効率的に外国人実習生を受け入れることが可能です。

企業間で協力体制を築くことを考慮する価値があります。

外部サポートを活用した外国人実習生受け入れコスト削減

外部の労務士やコンサルタントを活用することで、労務管理や法的手続きに関するコストを削減し、適正な運用が可能です。

労務士やコンサルタントは、企業が外国人実習生を受け入れる際に発生する複雑な手続きや法的アドバイスを専門的に行います。

これにより、内製化するよりも効率的にコスト削減ができます。

例えば、労務士に外注することで、ビザ申請手続きや労働契約書作成が円滑に進み、従業員を専任させるよりもコストを抑えることができます。

外部の専門家を活用することで、専門的な知識を有効に活用し、実習生受け入れにかかる手間とコストを削減できます。

外国人実習生受け入れコスト管理の実践的アドバイス

外国人実習生の受け入れにおいて、コスト管理は重要な課題です。

適切なコスト管理を実践することで、企業は効率的にリソースを活用し、投資対効果を最大化できます。

外国人実習生受け入れコスト管理の基本的な考え方

コスト管理において、計画と予算管理は最も重要です。

しっかりとした計画と予算設定がなければ、企業はコストオーバーランを避けることができません。

コストの予算管理を行うことで、支出をコントロールし、実習生受け入れに必要な費用を予測しやすくなります。

計画がないと予算超過が起こりやすく、企業にとっての負担が大きくなります。

ある製造業の企業では、実習生受け入れの初期段階で明確な予算計画を立て、必要な支出項目ごとに上限額を設けました。

その結果、過剰な支出を防ぎ、予算内で収めることができました。

コストの計画と予算管理をしっかり行うことで、無駄な支出を防ぎ、効率的なコスト管理が可能になります。

初期段階で予算を設定し、定期的に見直すことが重要です。

外国人実習生受け入れにおける支出項目の整理

外国人実習生受け入れに必要な支出項目を整理することで、どこに費用がかかっているかを明確にし、適切なコスト管理ができます。

受け入れに伴う支出項目は多岐にわたります。

これらを整理することで、無駄な支出を抑えることができ、必要な予算を割り当てやすくなります。

ある企業では、実習生受け入れ時に住居費、教育費、福利厚生費を細分化し、どの項目にどれだけ予算が必要かを可視化しました。

これにより、必要ない支出を削減することができました。

支出項目を整理し、明確に予算配分をすることで、実習生受け入れにかかるコストを効率的に管理することができます。

整理された支出項目は、コスト削減にも繋がります。

定期的なコストトラッキングを行うことで、企業は実際の支出を早期に把握し、予算内で収めることができます。

外国人実習生受け入れ時の契約書に記載するべきコスト項目

契約書には、コスト分担について明確に合意した項目を記載することで、受け入れ後のトラブルを防止できます。

コスト分担が曖昧な場合、後々トラブルになる可能性があります。

受け入れに関わる全てのコスト（住居費、教育費、社会保険など）について、事前に双方で合意し、契約書に記載しておくことが大切です。

ある企業では、契約書に受け入れ手続きにかかる費用、住居提供費用、言語教育費用の分担割合を明記しました。

この事前の合意により、後の費用トラブルを防げました。

コスト分担に関する合意事項を契約書に明確に記載することで、受け入れ後の予期せぬコスト問題を防ぎ、スムーズな運営が可能になります。

外国人実習生受け入れ企業の責任範囲と費用負担

契約書に企業の責任範囲と負担する費用を明記することで、役割分担がクリアになり、コスト負担の透明化が図れます。

受け入れ企業の責任範囲を契約書に盛り込むことで、企業側がどの範囲の費用を負担するのか、具体的に明確にできます。

これにより不明瞭な部分がなくなり、予算管理がしやすくなります。

ある企業では、実習生の生活支援費用、ビザ手続き費用、教育費用について受け入れ企業が負担することを契約書で確認しました。

この事前の明記により、経営陣はコスト計画を立てやすくなりました。

受け入れ企業の責任範囲と費用負担を契約書に記載することで、役割分担がクリアになり、コスト管理がしやすくなります。

外国人実習生受け入れ：支援を受けるための必要書類や手続き

助成金や支援金を受け取るためには、必要な書類を正確に準備し、申請期限を守ることが重要です。

支援金を受け取るためには、政府や自治体から指定された書類を準備する必要があります。

不備や遅れがあると、支援金が受け取れない可能性があります。

ある企業は、外国人実習生受け入れ時に地方自治体からの助成金を利用するため、申請に必要な書類（受け入れ契約書、教育計画書、支出報告書など）を事前に準備しました。

これにより、スムーズに支援金を受け取ることができました。

支援金を受け取るために必要な書類は事前に準備し、期限を守って提出することが支援金獲得に繋がります。

労働局への申請手続き

労働局への申請手続きを正確に行うことで、外国人実習生受け入れに関連する法的要件をクリアし、スムーズな運営が可能になります。

外国人実習生を受け入れる際、労働局に申請を行うことは必須です。

申請手続きが不正確であったり遅れたりすると、法的なトラブルが発生する可能性があります。

ある企業は、外国人実習生の受け入れ前に労働局へ必要な申請書類を提出しました。

迅速な手続きにより、予定通り実習生の受け入れを開始することができました。

労働局への申請手続きは正確かつ迅速に行い、受け入れをスムーズに進めることが大切です。

必要な証明書や報告書の作成方法

必要な証明書や報告書を適切に作成し、期日までに提出することで、企業側が責任を果たし、支援金の受け取りや法的要件を満たすことができます。

外国人実習生受け入れに関連する証明書や報告書は、助成金や補助金を受け取るため、また法的に正当な受け入れを行うために必要です。

ある企業は、外国人実習生受け入れ後に毎月の労働時間や給与額を記録した報告書を作成し、適時提出しました。

この報告書により、助成金をスムーズに受け取ることができました。

証明書や報告書は期限を守って正確に作成し、提出することで、企業は支援金を受け取ることができ、法的な要件もクリアできます。

長期的なコスト削減のための工夫

定期的にコストの見直しを行い、無駄な支出を削減することが長期的なコスト削減に繋がります。

企業のコスト構造は、外部環境や内部状況の変化によって変動することがあります。

定期的にコストを見直すことで、無駄を省き、より効率的にコストを管理できます。

ある企業は、毎年外国人実習生受け入れにかかるコストを見直し、無駄な支出を削減してきました。

定期的なコスト見直しを行うことで、企業は無駄な支出を発見し、コスト削減を実現できます。

まとめ

外国人実習生を受け入れる企業にとって、コスト負担は重要な課題です。

受け入れにかかる費用は多岐にわたり、手続き費用、生活支援、福利厚生、教育費用などがあります。

これらのコストを効率的に管理し、削減するためには、契約書で明確な分担を決め、助成金や支援制度を最大限活用することが効果的です。

また、定期的なコスト見直しやプロセスの効率化も重要です。

企業の負担を軽減するために、これらの戦略をしっかり実行しましょう。

外国人実習生受け入れ時のコスト：よくある質問

Q1: 技能実習生の受け入れで最も高額になる費用は何ですか？

A1: 技能実習生の受け入れで最も高額になるのは、実習生に支払う給与です。

例えば、月額18万円の給与を3年間支払うと、それだけで約648万円になります。

これに次いで、監理団体への月額監理費が大きな割合を占めます。

初期費用は一時的ですが、給与と監理費は継続的に発生するため、トータルコストに与える影響が大きいです。

Q2: 技能実習生と特定技能外国人では、どちらがコストを抑えられますか？

A2: 一般的に、初期費用を抑えやすいのは特定技能外国人です。

特定技能制度では監理団体の利用が不要で、企業が自社で支援を行うことも可能です。

これにより、技能実習で発生する監理団体への入会金や月額監理費を削減できます。

ただし、特定技能外国人は即戦力として日本人と同等以上の給与水準が求められるため、月額の人件費は技能実習生より高くなる傾向があります。

Q3: 技能実習生の給与は日本の最低賃金で問題ないのでしょうか？

A3: 技能実習生に対しても、日本の労働基準法が適用されるため、最低賃金以上の給与を支払う義務があります。

最低賃金は地域によって異なりますが、最低賃金での雇用は法律上問題ないものの、実習生の生活の安定やモチベーション維持のためには、最低賃金をやや上回る水準で設定されることが多いです。

また、同一労働同一賃金の原則も適用されるため、同等の業務を行う日本人労働者がいれば、それ以上の賃金にすることが求められます。

外国人技能実習生や特定技能外国人の受け入れは、費用面だけでなく、制度の理解や手続きの複雑さなど、様々なハードルがあると感じている方も多いのではないでしょうか。

そんな時、渡島介護協同組合は、受け入れを検討する企業様を多岐にわたってサポートすることができます。

ぜひ一度、渡島介護協同組合にご相談ください。

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